会議って何をする？
・・・『会して議し、議して決し、決して行い、行ってその責を取る』
何も決まらない会議ってよくあります。
それは、進行する者（ファシリテーター）の力不足はもちろんですが、
やはり、参加者の意識の低さが危機的状況を表しています。
会議の目的とは？
・・・その１ 『決める』
新ルールや新たな方針、手法の採用や改善などなど
・・・その２ 『解決する』
主に問題提起や放置できない事象の排除など
・・・その３ 『創造する』
アイデァや意見の収集など→ブレインストーミング
・・・その４ 『共有する』
伝達や確認、周知など
・・・その５ 『育成する』
会議を通して、価値観、倫理観を修正したり、
プレゼンテーション、ディスカッションやディベートを、
トレーニングすることで考え方の基本を体得したり、
感情ではなく、互いの能力を認め合う強固な組織形成を目指す。
会議原則
・・・『効率化を徹底する』
限られた時間で最大の結果を求めなければなりません。
→進行者は、事前に主催者と協議して絞り込んだ議題を参加者に周知し、
必要なデータは、メール添付等の手段で配布することで、
参加者は、質疑、提起等のやりとりが会議以前に可能となり、
会議当日には、議題に対する意向、方針、決断を表明できるようになります。
・・・『目的、テーマ、議題を明確に』
→横道に逸れる、無駄に膨らむことを抑制し、論点を意識する。
参加者のポジション、業務内容によってさまざまな要素が提示されることがあります。
具体内容に踏み込まず、あらたに議論する必要性の有無等だけの賛否を問うなど、
取捨選択、発現した要素を切り分けていく判断力が望まれます。
・・・『形式を疎かにしない』
タイムテーブルの厳守。
→開始時刻、終了時刻の厳守。
会議の形式は、目的に対して設定されます。
『決める会議』のはずが『育成会議』になってはいけませんね。
いつのまにか目的をはずれ、
いつも『ブレインストーミング』に流れる会議も少なくありません。
※会議は、業務ではありません。
開かれずに業務が円滑に遂行できるなら最上かもしれません。
ただ、開かれる以上は、馴れ合いではなく、最高の会議→最高の成果を目指すべきですね。
—–備忘—–
テーマ例
安全 環境 効率 品格 品質 管理 コスト 連携 拡大 縮小 計画
